Cuando tenemos creada nuestra web a través de hostings como SiteGround, significa que disponemos también de un cliente de correo electrónico. En el caso del mencionado servicio de hosting, podemos elegir tres: RoundCube, Horde y SquirrelMail.

Sin profundizar mucho en el tema, yo prefiero sin duda las características técnicas y visuales del correo electrónico Roundcube. No discuto que otras personas puedan preferir algunas de las otras dos opciones. Pero en este mini-tutorial nos centraremos en configurar Roundcube correo electrónico.

Cuando llega el momento de empezar a usar nuestro correo electrónico es necesario tener en cuenta los siguientes consejos para poder sacarle el máximo rendimiento. El correo electrónico es una herramienta fundamental para emprender y trabajar online.

No entraremos en ajustes y funcionamientos básicos de todos los servidores de correo electrónico, así que solo hablaremos de estas particularidades de Roundcube:

1. Crear diferentes direcciones de correos electrónicos
2. Aumentar la capacidad de las direcciones de correo electrónico
3. Crear reenviadores de correo electrónico
4. Crear respuestas automáticas
5. Cambiar la zona horaria 
6. Crear firma digital
7. Cambiar tamaño fuente emails
8. Configurar Roundcube en Android
9. Añadir Calendario Google
10. 5 Tips de redacción

Crea diferentes direcciones de correos electrónicos

Lo primero que puedes hacer es crear diferentes direcciones de correo electrónico. Por un lado, es típico en las webs corporativas mostrar una dirección general al estilo info@, hola@, admin@ etc.

Por otro lado, casi todos los integrantes de la organización necesitan un correo personalizado con su nombre y/o apellidos (juan.garcia@ mariagarcia@ etc). Tenemos que seguir estos pasos de SiteGround:

SITIOS WEB-SITIOS WEB-SITE TOOLS-E-MAIL-CUENTAS-CREAR UNA CUENTA NUEVA

Elegimos el nombre de dirección de e-mail y una contraseña…¡y ya lo tenemos creado!. Puedes crearte todas las direcciones de correo personales que quieras. Pero te aconsejo no te pases, sino al final serán difíciles de controlar y gestionar. También acabarán consumiéndote espacio. Keep it simple.

Aumentar la capacidad de las direcciones de correo electrónico

Una vez tenemos creada al menos una dirección de e-mail, en la misma ubicación descrita antes, tenemos que ir a «Acciones» (a los tres puntitos) y allá podremos aumentar o disminuir la capacidad de cada una de las direcciones a nuestro antojo.

Crea reenviadores de correo electrónico

Ahora que ya tienes varias cuentas de correo creadas también es una buena ocasión para crear un reenviador. Esto significa que cada vez que recibas un correo a una dirección se reenviará automáticamente a otra dirección que tu ordenes.

En mi opinión, lo ideal es que envies de tu cuenta corporativa a la personal (de info@ a maria.garcia@) por la simple razón que muchos emails querrás contestarlos desde tu drección personal y no la corporativa.

Tener un reenviador también te ahorra tener que estar metiéndote en todas tus direcciones de correo Roundcube. Si que te recomiendo que cada cierto tiempo (meses incluso) entres y borres los correos irrelevantes para liberar espacio.

Crea respuestas automáticas

Otra utilidad para ciertas ocasiones o periodos es programar respuestas automáticas. Significa que cuando alquien nos envie un correo recibirá el mensaje que nosotros programemos, de forma automática. Es especialmente útil en periodos que estemos de vacaciones, en urgencias o en eventos sin acceso a Roundcube correo electrónico.

La ruta es SITIOS WEB-SITIOS WEB-SITE TOOLS-E-MAIL-RESPUESTA AUTOMÁTICA

Cambia la zona horaria

Si volvemos a a los tres puntitos del menú, clickamos en acceder a Webmail, configuración, preferencias e interfaz del usuario. Ahí podremos configurar nuestra zona horaria en el caso que no esté en nuestro uso horario.

Crea tu Firma Digital

En el mismo lugar de Webmail, en configuración e Identidades podremos añadir una firma digital. Yo te recomiendo que la crees previamente en una web de firmas de correo online, como esta de Hubspot, y luego la subas en el espacio de la Firma.

Cambia el tamaño de texto

Otro paso que te aconsejo es dentro de Webmail ir a Configuración-Preferencias-Composición de Mensajes. Ahí vas a poder establecer como serán los formatos de tus correos electrónicos por defecto. A mí por ejemplo siempre me gusta aumentar el tamaño de la letra porque generalmente suele ser pequeño…¡y no quiero quedarme ciego!.

Configura Roundcube en Android

Por último, te recomiendo que configures tu correo en Android o IOS en tu smartphone. Es muy sencillo, solo tienes que seguir estos pasos.

Ves a Ajustes, Cuentas y sincronización, Personal (IMAP), Ajustes de la cuenta y añadir cuenta.

Tendremos entonces que poner nuestra dirección de correo junto su contraseña y luego cambiar algunos parámetros.

Para elegir los datos del correo entrante elige una configuración IMAP y añade mail. a la dirección del servidor que te aparece por defecto. Quedaría de tal forma: mail.midominio.es. Cambia el tipo de seguridad como el que aparece en la imagen y el puerto se actualizará automáticamente.

Para el correo saliente vuelve a añadir mail. al principio de la dirección del servidor. Si te aparece alguna pantalla con «El certificado no es válido«, pulsa Ajustes Avanzados, ves abajo del todo y pulsa Continuar de todas formas.

Finalmente, inicia la sesión.

Añade Calendario Google

También puedes gestionar tus calendarios de Google añadiendo de otras plataformas tal como indica este tutorial de Youtube.

5 Tips de redacción

• No respondas «automáticamente» los correos. Responde por orden de importancia y/o urgencia.
• Nunca escribas la dirección del destinatario hasta acabar de redactar un mensaje. ¡Por si envías un mensaje a medias (en el mejor de los casos) sin querer!.
• Revisa las faltas de ortografía, usa formatos (negritas, cursiva, tamaños, etc) antes de enviar el mensaje.
• Añade tu firma digital en el primer e-mail que envíes a un destinatario.
• Inserta links en las palabras del texto en lugar de mostrar la dirección URL completa. ¡Estéticamente no hay color!.